Digitalisierung

Rechnungswesen durch Digitalisierung verschlanken

Essen. Über das Thema Digitalisierung ist schon viel geschrieben worden. Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, macht jedoch immer wieder die Erfahrung, dass die meisten Unternehmen bisher nicht die Möglichkeit wahrnehmen, sich ihre Rechnungseingänge oder Lieferantenrechnungen/Kostenrechnungen) elektronisch zusenden zu lassen. Dabei gibt es für Steuerberater Roland Franz umfangreiche Möglichkeiten im Rahmen der Digitalisierung und der Anforderung von elektronischen Rechnungen, das Rechnungswesen zu verschlanken und damit Zeit- und Kostenersparnispotentiale auszunutzen.

Digitalisierung

Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert. Foto: Roland Franz& Partner

„Das Jahr 2017 neigt sich dem Ende zu und für die Unternehmer könnte es eventuell sinnvoll sein, zum 31. Dezember 2017 ihr Belegwesen umzustellen und ab 1. Januar 2018 intensiv an der Digitalisierung der Wirtschaft teilzunehmen. Der erste Schritt hierzu ist relativ einfach. Sie kennen Ihre Lieferanten, sei es im Waren- oder im Kostenbereich. Sie haben deren Namen und Anschriften und eventuell auch die E-Mail Adressen gespeichert. Richten Sie doch einen eigenen E-Mail Account ein (z.B. rechnungen@musterfirma.de), der ausschließlich für den Rechnungseingang bestimmt ist. Schreiben Sie Ihre Lieferanten an, teilen Sie ihnen mit, dass Sie ab dem 1. Januar 2018 lediglich elektronische Rechnungen erhalten möchten. Sie werden sehen, dass dies, wenn Sie früh genug anfangen, bis zum Ende des Jahres funktionieren wird. Im nächsten Jahr überwachen Sie den Rechnungseingang. Alle Rechnungen, die in Papierform hereinkommen, schicken Sie zurück mit der Bitte, diese elektronisch zuzusenden und verweisen Sie auf Ihr Anschreiben oder Ihre E-Mail“, rät Steuerberater Roland Franz.

Eine derartige Umstellung ist nicht nur sinnvoll und mit Zeitersparnis verbunden, sondern erfüllt auch eine der brisantesten Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung der Finanzbuchhaltung unter Datenübertragungsgesichtspunkten). Die Finanzverwaltung besteht darauf, dass alle Rechnungen und somit auch alle Buchhaltungsunterlagen innerhalb von zehn Tagen nach Eingang in Ihrem Unternehmen unveränderbar archiviert werden. Da diese Vorschrift erst seit 2016 gilt, weist Steuerberater Roland Franz darauf hin, dass davon auszugehen ist, dass bei den nächsten Betriebsprüfungen diese Vorschrift genauestens überprüft wird. Sollte sich herausstellen, dass hiergegen verstoßen wird, geht die Finanzverwaltung von einer nicht ordnungsgemäßen Finanzbuchführung aus, was, wie schon häufig berichtet, zu Zuschätzungen führen kann.

Deshalb bietet Steuerberater Roland Franz seine Hilfe bei der Umsetzung der Organisation dieser gesetzlichen Vorgaben an. Die Finanzverwaltung wünscht sich bei Betriebsprüfungen lediglich sämtliche Finanzbuchhaltungsdaten inklusive der Rechnungen, Bankauszüge etc. in elektronischer Form, so dass sie diese per USB-Stick oder sonstigen Datenträger in die eigenen Programme einpflegen kann“. www.franz-partner.de